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Sieben auf einen Streich

ECM von TA Triumph-Adler

Sieben auf einen Streich

Im Gespräch mit FACTS schildern Stefan Halupka, National Sales Director – Content Services, und Dr. Daniel Wagenführer, General Manager Business Development & New Business bei der TA Triumph-Adler GmbH, die vielen Vorteile von ECM und nennen sieben digitale Prozesse, deren Einführung auf jeden Fall lohnt.

 

FACTS: Warum sollten Unternehmen den Einsatz eines ECM-Systems in Erwägung ziehen?

Dr. Daniel Wagenführer: Digitalisierte Geschäftsprozesse sind der neue Standard. Deshalb führt kein Weg vorbei an digitaler Archivierung, digitalem Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management (ECM). Elektronische Prozesse sind schneller und bequemer, sparen Kosten und vermeiden Fehler.

FACTS: Solche Systeme sind allerdings vielschichtig, weshalb manche befürchten, die Technologie nicht in den Griff zu bekommen und die Kontrolle zu verlieren …

Dr. Wagenführer: ECM-Systeme sind modular aufgebaut. Das versetzt Unternehmen und Organisationen in die komfortable Lage, sich einzelne Module herauszusuchen und damit ein Pilotprojekt zu starten. Verläuft dieses erfolgreich und hält, was es verspricht, lassen sich weitere Bereiche oder Abteilungen anpassen und umstellen. Die verschiedenen modularen Einsatzmöglichkeiten für ECM-Systeme sind vielfältig.

FACTS: Mit welchen Bereichen sollten Unternehmen beim Einsatz eines ECM-Systems anfangen? …

Stefan Halupka: Der erste sinnvolle Einstieg in ein ECM-System ist die Rechnungsprüfung und -bearbeitung, da sich dies als Garant für eine Optimierung darstellt. Das ECM weiß um Zahlungsfristen und Skonti – und erinnert rechtzeitig an beides. Werden Rechnungen digital mit einem festgelegten Workflow durchs Unternehmen geleitet, beschleunigen sich Prozesse für Prüfung, Freigabe und Bezahlung spürbar und Kosten sinken. Ein Umstieg von der manuellen auf die elektronische Rechnungsbearbeitung spart bis zu 80 Prozent dieser Ausgaben ein, haben die Experten von Optimal Systems ausgerechnet. Diese Einsparungen können sogar noch höher ausfallen, denn digitale Prozesse minimieren zugleich die Fehlerquote.
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Dr. Daniel Wagenführer, General Manager Business Development & New Business bei der TA Triumph-Adler GmbH
Neben der erhöhten Transparenz und der Beschleunigung der Abläufe im gesamten Rechnungsprozess stellen die Einhaltung gesetzlicher und wirtschaftlicher Vorgaben nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchhaltung (GoBD) sowie die revisionssichere Archivierung, wodurch sämtliche Änderungen an den Dokumenten vollständig protokolliert werden und somit nachvollziehbar bleiben, weitere Vorteile dar.

FACTS: Ein ebenfalls vielversprechendes Anwendungsfeld für ein ECM ist das Personalmanagement. Welchen Nutzen bietet die digitale Personalakte im Allgemeinen?

Halupka: Im Personalmanagement sollte der Mensch im Fokus stehen, für alles Administrative gibt es elektronische Lösungen. So übernimmt die digitale Personalakte die Stammdaten sämtlicher Beschäftigten und bündelt alle Informationen an einem zentralen digitalen Ablageort.
Die digitale Personalakte gewährt Anwendern per Mausklick den direkten Zugriff auf Zeugnisse, Zertifikate oder Zielvereinbarungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Zudem erlaubt das Tool die Übersicht über Arbeitsverträge, Urlaubsregelungen, Kündigungsfristen und Gehälter. Ebenso schnell erhalten Nutzer den Überblick über den Stand von Bewerbungsgesprächen, Elternzeiten oder auch die Anforderungen bei Stellenausschreibungen.
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Stefan Halupka, National Sales Director – Content Services bei der TA Triumph-Adler GmbH

FACTS: Und welche Vorteile beschert die Personalakte von TA Triumph-Adler insbesondere?

Halupka: Neben der zentralen Dokumentenverwaltung mit individueller Registerstruktur sowie der Verwaltung von Vorlagen und Fristenverwaltung, einem flexiblen Reporting und einer integrierten Volltextsuche ermöglicht die digitale Personalakte von TA Triumph-Adler unter anderem auch die Administration von Abonnements, Wiedervorlagen und Favoriten. Pflichtdokumenten-Monitoring (etwa Arbeitsverträge) sowie Auswertungen und Recherchen (Trefferlisten) und/oder Export (beispielsweise in Excel) sind weitere Vorzüge.

Das schnelle Finden steigert bereits die Effektivität, doch die digitale Personalakte kann noch mehr: Sie ist jederzeit individuell erweiterbar und flexibel mit anderen Lösungen zu kombinieren – beispielsweise mit dem digitalen Bewerbermanagement.Die digitale Personalakte gewährt Anwendern per Mausklick den direkten Zugriff auf Zeugnisse, Zertifikate oder Zielvereinbarungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Zudem erlaubt das Tool die Übersicht über Arbeitsverträge, Urlaubsregelungen, Kündigungsfristen und Gehälter. Ebenso schnell erhalten Nutzer den Überblick über den Stand von Bewerbungsgesprächen, Elternzeiten oder auch die Anforderungen bei Stellenausschreibungen.

FACTS: Ein gutes Stichwort: Mitarbeiter zu finden und zu halten ist eine der derzeit größten Herausforderungen für alle Arbeitgeber …

Dr. Wagenführer: In der Tat ist es oft ein weiter und anstrengender Weg, bis eine Stelle erfolgreich besetzt werden kann. Denn es gilt, Anforderungen zu definieren, eingehende Bewerbungen auszuwerten und die Vorauswahl anschließend intern abzustimmen. Dabei hilft das Modul Bewerbermanagement als Erweiterung der digitalen Personalakte. Und: Mit einer Erweiterung des Bewerbermanagement-Moduls für das E-Recruiting können Unternehmen vakante Stellen entweder direkt über ihre eigene Website kommunizieren oder kommerzielle Karriereportale nutzen. Mit diesem System schaffen wir als TA die Basis für automatisierte Daten- und Informationsanalysen.
Halupka: Ein leistungsfähiges digitales Bewerbermanagement wie beispielsweise das von TA Triumph-Adler umfasst viele praxisnahe Funktionen wie einen Qualifikationskatalog mit individueller, strukturierter Definition benötigter Hard- und Soft-Skills, einen Stellenmanager zur einfachen Erstellung von Soll-Profilen auf Basis des Qualifikationskatalogs und einen Bewerbermanager zum strukturierten Ablegen der Kandidatenprofile (Ist-Profile). Hinzu kommen das sogenannte Matching, das heißt der automatisierte Abgleich von Soll- und Ist-Profilen, eine Workflow-Unterstützung, etwa mit Vorlagenverwaltung und Serienbrieffunktion, eine Workflow-Funktionalität, beispielsweise mit Fristüberwachung und Vertreterregelung sowie ein Bewerber-Cockpit zur Auswertung aller Daten oder Exportmöglichkeiten und schließlich die Integration diverser Eingangskanäle wie Mail, Post oder Portale.

FACTS: Und wenn Bewerber nicht zur ausgeschriebenen Stelle passen, ihr Profil aber interessant klingt?

Halupka: Dann wird automatisch eine Nachricht an diese generiert, ob er oder sie wohl gern in den internen Talentpool aufgenommen werden möchte. Die Übersicht über diesen Pool wiederum garantiert das digitale Bewerbermanagement.

FACTS: Welche weiteren Unternehmensgebiete eignen sich besonders für den Einsatz von ECM-Systemen?

Dr. Wagenführer: Die digitale Projektakte „Business as usual“ gibt es nicht mehr. Zu schnell ändern sich Märkte, Technologien sowie die Wünsche und Bedürfnisse der Kunden. Darauf müssen sich Unternehmen vorbereiten – deshalb wächst die Zahl der Projekte. Sie drehen an Dutzenden, Hunderten oder Tausenden von Stellschrauben, um das Unternehmen zukunftsfähig zu machen. Manche dieser Projekte sind überschaubar, bei anderen sind mehrere Abteilungen involviert. Das macht es schwierig, sie zu managen – und zu dokumentieren. Dabei helfen digitale Projektakten.

Zu den Vorteilen von digitalen Projektakten gehören nicht nur die Dokumentation und Kontrolle umfangreicher Projekte. Darüber hinaus bringen Prozessoptimierungen und unternehmensweiter Zugriff mehr Tempo in die Projekte, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Nicht zuletzt werden auch eine erhöhte Transparenz bei Projektverläufen sowie eine höhere Rechtssicherheit erreicht. Aufgrund der Auslagerung werden die IT-Systeme entlastet.

FACTS: Und was ist mit digitalem Vertragsmanagement?

Halupka: Hier leisten ECM-Systeme auf jeden Fall gute Dienste. In Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen werden täglich Verträge erstellt, verwaltet und aktualisiert. Der direkte Zugriff ist wichtig, sonst ist der Termin für den Widerruf oder das Zeitfenster fürs Skonto abgelaufen. Wenn Verträge digital verwaltet werden, meldet sich das ECM-System, sobald eine Frist abzulaufen droht oder ein wichtiger Termin ansteht. So vermeidet digitales Vertragsmanagement wirtschaftliche Schäden. Es erlaubt eine enorme Zeitersparnis bei der Erstellung, Verwaltung, Aktualisierung und Suche von Verträgen und verschafft mehr Überblick über Vertragsprozesse wie etwa bei Kunden-, Wartungs- oder Mietverträgen. Durch optimale Ausnutzung von Kontingenten und Konditionen ergeben sich Kostenvorteile und durch rechtzeitigen Beginn von Neuverhandlungen bei fristgerechter Kündigung Planungssicherheit. Insgesamt haben Anwender dank standardisierter Vertragsvorlagen weniger Fehler zu beklagen. Interne und gesetzliche Regularien werden eingehalten.

FACTS: Auch im Einkauf laufen viele wichtige Informationen zusammen. Welche Abhilfe kann ECM hier leisten?

Halupka: Ganz einfach: Mit einer digitalen Lieferantenakte haben Sie alle Lieferanten- und Bestellvorgänge auf einen Blick verfügbar und gestalten Ihre gesamten Einkaufsprozesse wesentlich effizienter. Die Vorteile sind auch hier mannigfaltig. So sind alle Informationen an einem zentralen Ort direkt zugänglich und sämtliche Korrespondenzen mit Lieferanten werden archiviert. Aufgrund der eigenen tadellosen Zahlungsmoral erhalten Anwenderunternehmen bessere Konditionen, und Lieferengpässe lassen sich dank schnellerer Reaktionen auf Markterfordernisse vermeiden.

FACTS: Viele Unternehmen verfügen über eine Fahrzeugflotte. Lässt sich diese mit ECM besser verwalten?

Halupka: Im Rahmen eines zeitgemäßen Fuhrparkmanagements administrieren Unternehmen und andere Organisationen mit digitalen Kfz-Akten ihren Fuhrpark deutlich leichter. Dabei geht es um mehr, als nur den eigenen Fahrzeugbestand und -zustand im Blick zu behalten. Zu einem umfassenden Fuhrparkmanagement zählt auch die Pflege von Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten und Partnern. Mit digitalen Kfz-Akten sind sämtliche Informationen rund um Reparaturen, Leasingfristen oder Versicherungskonditionen jederzeit in der aktuellen Version verfügbar. Digitale Kfz-Akten sorgen für eine bessere Übersicht, da alle Informationen zu jedem Kfz zentral vorliegen. Auf der Basis von Verknüpfungen ermöglichen Schnittstellen die direkte Anbindung an bewährte Verfahren. Aufgrund elektronischer Disposition und Auftragsabwicklung gestalten sich sämtliche Abläufe transparent und sind jederzeit einsehbar und nachvollziehbar.

FACTS: Jetzt haben wir viel über ECM-Systeme gesprochen, die auf einer zugeschnittenen Lösung für das jeweilige Unternehmen basieren. Wie sieht es mit standardisierten Systemen aus?

Dr. Wagenführer: Wir haben erkannt, dass es gerade bei kleineren und mittelständischen Unternehmen wichtig ist, neben den individualisierten Produkten auch standardisierte Lösungen im Portfolio zu haben. Die Individualisierung greift oftmals ab einer gewissen Unternehmensgröße. Bei TA ist es uns jedoch wichtig, für jeden Kunden das passende System in unserer Produktrange zu haben. Dementsprechend haben wir hier mit TASIM (TA Smart Information Manager) ein eigenes Produkt auf den Markt gebracht, das standardisierte Workflows enthält und so die digitalen Dokumente auf einen vorgesehenen Weg bringt. TASIM ist eine Server-Softwarelösung, bei der sich zentral alle Dokumente abspeichern lassen. Da TASIM browsergestützt läuft, muss die Software nicht auf jedem Computer installiert werden.

FACTS: Sie haben insgesamt sieben Anwendungsfelder für ECM ausführlich erläutert. Sind weitere Einsatzmöglichkeiten vorhanden?

Dr. Wagenführer: Die sieben hier vorgestellten Felder decken bei Weitem nicht sämtliche Optionen von ECM-Systemen ab. Alle hier geschilderten Szenarien oder Prozesse lohnen sich für den Anfang besonders. Wie jede Reise beginnt auch die zu einer ausdifferenzierten ECM-Infrastruktur immer mit dem ersten Schritt. Der modulare Aufbau eines ECM-Systems erleichtert dabei den Einstieg in die Welt der digitalisierten Geschäftsprozesse erheblich. Und auch aus diesem Grund führt daran künftig kein Weg mehr vorbei.

Trends der Zukunft weisen den Weg in Richtung Cloud und Content Management. Letzteres bedeutet hier, jede Form von Daten, egal ob unstrukturiert oder auch nicht-textuell, in diese Systeme zu integrieren und gleichzeitig Informationen abzuleiten und entsprechende Erkenntnisse zu gewinnen.

Graziella Mimic